Comment gérer un JEA ?

Bonnes pratiques

Finalité : concilier les attentes du /de la JEA et celles du groupe/bureau auquel il/elle a été affecté(e).

Durant les prochaines années vous allez travailler en étroite collaboration avec un JEA. Dans le cadre de votre future relation professionnelle, nous aimerions vous faire part de quelques bonnes pratiques afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre expérience comme lieu d'affectation accueillant un/e JEA.

Le statut professionnel des JEA

Les JEA se voient offrir un contrat de durée déterminée d’une année de la série 200 (L), lequel est généralement prorogé pour une deuxième année – l’affectation étant habituellement d’une durée minimum de deux ans – sous réserve de performances satisfaisantes. Dans des cas exceptionnels, plusieurs donateurs financent des affectations qui peuvent durer jusqu’à quatre ans. Les salaires correspondent à ceux du barème des traitements de base de la catégorie administrateurs de l’ONU (P1-P2).

Ainsi, bien que "junior" dans l'organisation, les Jeunes experts associés ne sont ni stagiaires ni volontaires. Sous la supervision d'un membre du personnel expérimenté, les JEA travaillent comme fonctionnaires internationaux et participent à l'identification, la conception, la mise en œuvre, le contrôle et l'évaluation des programmes pris en charge par les agences de l'ONU.

Par ailleurs, il est essentiel que les JEA bénéficient d’une supervision, d’un soutien et d’une formation bien structurés de la part de leurs responsables directs, dès leur arrivée, afin de leur garantir un apprentissage, une parfaite intégration ainsi qu’une efficacité opérationnelle.

Tenir la Fiche de Poste à jour

Un/e JEA est recruté/e selon les attributions de poste (ToR) spécifiques. Cependant, l'ONU opérant dans des environnements dynamiques avec des priorités changeantes au fil du temps, la flexibilité devient une nécessité et les ToR des JEA peuvent par conséquent changer durant l'affectation. Les JEA devraient donc être ouverts à la discussion et accepter des modifications dans leurs attributions pour autant qu'elles soient comprises dans l'éventail de leurs qualifications.

Aussi, les ToR doivent être actualisés régulièrement et refléter l'optique et les besoins professionnels exacts de l'unité et/ou du bureau. En cas d'ajustements majeurs, veuillez envoyer une copie des ToR modifiés au Centre pour les JEA.

Supervision et orientation des JEA

Afin de permettre aux JEA d'apporter une contribution importante au travail sur le lieu d'affectation, ils devraient bénéficier de supervision, orientation et soutien de la part de leur responsable direct/e et ce dès le tout début de la mission.

En complément à ceci, certains bureaux de pays ont connu un grand succès avec la mise en place d'un programme de tuteur informel, dans lequel le/la JEA fait équipe avec un/e collègue expérimenté/e pour une assistance et un appui pratiques.

Garantir une formation intégrée dans la fonction

Comme les JEA sont des jeunes professionnels dotés d'un maximum de trois ou quatre années d'expérience pratique, l'apprentissage est un élément important de leur affectation. Aussi bénéficient-ils d'une indemnité de déplacement et formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA), financée par le donateur et leur permettant de participer à des séminaires, ateliers, cours, stages d'observation-formation appropriés, etc. Les priorités pour l'utilisation de l'indemnité sont à discuter et à convenir avec les responsables des Jeunes experts.

Pour la plupart des JEA, leur mission constitue le premier contact avec le système de l'ONU ; par conséquent, une séance d'information générale assurée par le bureau de pays/lieu d'affectation leur permettra de mieux contribuer aux priorités du bureau. Cette présentation devrait comprendre l'organisation de l'office, les structures de fonctionnement, les priorités thématiques et du programme de pays, ainsi que la nature de la coopération avec les partenaires et le gouvernement - le mode d'exécution au niveau national inclus -, etc.

L'utilisation de l'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA)

L'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA) est versée par le gouvernement donateur et destinée à des activités de caractère professionnel, telles que la participation à des séminaires, ateliers, tables rondes au niveau national, régional, sous-régional et/ou international, etc.

D'ailleurs, la DTTA est une affectation attribuée par les pays qui financent les JEA ; elle est allouée sur une base annuelle et disponible uniquement durant la période de mission parrainée par le donateur. Le montant annuel de l'indemnité varie selon le sponsor et est sujet à modification.

Généralement, la DTTA n'est pas utilisée pour couvrir les frais de : a) cours ou diplômes universitaires ; b) cours PPO [cours d'introduction à la politique et aux opérations des programmes] ; c) cours linguistiques ; d) cours informatiques ; e) voyages d'étude sur les sites de projet. En cas de doute, veuillez consulter le/la Chargé/e de R.H. pertinent/e pour plus d'information.

Uniquement les écritures comptables expressément autorisées par le Centre pour les JEA seront acceptées comme dépenses valables pour l'imputation sur le budget DTTA du/de la Jeune expert/e concerné/e. La gestion du compte de l'indemnité a été déléguée aux bureaux de pays, de même que le contrôle du montant disponible. De plus, il incombe aux responsables du bureau de s'assurer que seules les activités de formation/apprentissage en rapport avec la fonction de JEA sont acceptées.

Pour plus d'information sur le DTTA, veuillez cliquer ici.